پروژه‌های-ارقام نگار اندیشه

 

 

دستاوردها در هایپرمارکت کوثر قم

 

به منظور ترویج دانش و تجربیات به دست آمده در پروژه های اجرایی در حوزه صنعت خرده فروشی، بر آن شدیم که گزارش کار خلاصه ای از پروژه های اجرا شده به حضور علاقه‌مندان تقدیم کنیم؛ و در گفتاری کوتاه به بررسی دستاوردهای هر پروژه بپردازیم. در اجرای این هدف و با توجه به درخواست تعدادی از همکاران مبنی بر عدم آشنایی بسیاری از دست اندرکاران حوزه خرده فروشی با فرآیندها و best practice ها یا به اصطلاح فارسی آن "بهروش ها" ، این نگارش، ارایه‌ای مبتنی بر این موضوعات خواهد داشت.

 

معرفی پروژه :

 

فروشگاه بزرگ کوثرقم : یک هایپرمارکت با ساختار شرکت تعاونی، که دارای 12000 عضو فعال از دانشگاه بین المللی جامعه المصطفی العالمیه است. این هایپرمارکت به یقین یکی از محبوب‌ترین مراکز خرید در شهرستان قم است که در آن می‌توان تمامی مواد غذایی و خوراکی تازه از جمله سبزی، میوه، برنج، گوشت قرمز و سفید، تنقلات، پنیر، انواع ترشی و شور، پوشاک، لوازم ورزشی، تلفن همراه، لوازم‌التحریر، اسباب‌بازی، لوازم خانگی، ظروف و بسیاری دیگر، آن هم با قیمتی کاملا مناسب تهیه کرد. این مرکز خرید در اکثر ساعات روز شلوغ و مملو از خریداران ساکن قم و حتی شهرهای نزدیک قم است.

 

 

 

بررسی وضعیت آغاز پروژه در حوزه نرم افزار : 

این فروشگاه برای 4 حوزه، خرید و فروش، باشگاه مشتریان، حسابداری و فروشگاه اینترنتی از 4 نرم افزار متفاوت و جزیره ای استفاده می‌نمود که اگر چه در حوزه کاری خود از نرم‌افزارهای مطرح کشور بودند ولی به دلیل تک بعدی بودن عملکرد واقعی آن نرم‌افزارها و عدم وجود یکپارچگی، عملا توانایی مدیریت جامع اطلاعات یک سازمان را فراهم نمی آورند؛ و این امر عملا با حجم بالای کار در این صنعت، باعث ایجاد حجم وسیعی از داده‌های غیر مرتبط و غیر قابل کنترل می گردید. صدور اسناد حسابداری خرید و فروش بصورت دستی، عدم ارتباط کارت‌های اعتباری مشتریان با نرم افزار فروش، واردسازی چندباره اطلاعات هربخش بصورت مجزا، عدم وجود ارتباط داده‌ای و کنترل‌های داخلی بهینه حسابداری با بخش های ذیربط، محاسبات غیر اتوماتیک فروش غرفه‌ها و بسیاری از موارد دیگر، دستاوردهای این کارکرد جزیره‌ای بود!

ویژگیهای ایجاد شده با راهکار 360 درجه ارقام نگار   

راستی هیچ از خودتان سئوال کرده اید که واقعا راهکار 360 درجه و از نوع ارقام نگار آن از چه خصوصیاتی بهره مند است که این چنین مورد استقبال فروشگاه های زنجیره ای قرار گرفته و آن را از راه حل های ارائه شده قبلی در حوزه های کسب و کار متمایز ساخته است؟

 اگر واقعا به دنبال آشنا شدن با بعضی از خصوصیت‌های این راه حل مدیریتی در دنیای کسب و کار پر رقابت و پر از تغییر امروز هستید حتما توضیحات زیر را بخوانید.

راهکار 360 درجه ارقام نگار با ایجاد ساختاری یکپارچه در حوزه تامین (قرارداد و مصوبات تامین کنندگان و خرید)، باشگاه مشتریان یکپارچه با فروش و حسابداری، ایجاد فرآیندهای بهینه و اصلاح فرآیندهای غیر مفید در تامین اسناد مالی و...  دو ویژگی اصلی که متخصصین در حوزه ERP  برآن تاکید دارند را پشتیبانی می کند:  1- یکپارچگی داده ای   2- best practice (فرآیندهای بهروش

یکپارچگی داده ای

منظور از یکپارچگی داده ای این است که داده ها در این سیستم تنها یکبار و برای تمامی واحدهای سازمانی از یک نقطه وارد شده و بعد از آن در سرتاسر سازمان همین داده یگانه و واحد مورد استفاده کاربران مختلف قرار می گیرد.

باید توجه داشت که یکپارچگی داده ای در راهکار 360 درجه ارقام نگار عملا از هر نوع دوباره کاری و تکرار ثبت داده جلوگیری می کند که این خود از یک سو کارائی سازمان را بالا می برد و از سوی دیگر و مهمتر از آن جلوی جستجو و اتلاف زمان کاربر برای توضیح اختلاف های موجود در دفاتر ثبت مختلف و همینطور تعاریف متفاوت را که در هرکدام از این حسابها ثبت شده ، می گیرد .

 

best practice (فرآیندهای بهروش) 

دومین ویژگی که باید به آن اشاره کرد ، پشتیبانی از فرایندهای به- روش در راهکار 360 درجه ارقام نگار است. یک به-روش، شیوه اجرائی پذیرفته شده یک فعالیت و کار است که در خیلی از فروشگاه های زنجیره ای  پذیرفته شده و ارزش و کارائی عملیاتی خود را هم به اثبات رسانده است. نمونه و شاهد مثال،  بخش کوچکی از یک به-روش در بخش تامین، قراردادها و مصوبه های تامین کنندگان است که در راهکار 360 درجه ارقام نگار ضمن عقد قرارداد با تامین کننده و ایجاد مصوبه ورود و قیمت گذاری کالا در سازمان به سه روش قطعی، امانی و کمیسیونی، اسناد حسابداری با توجه به نوع قرارداد بصورت اتومات صادر می گردد. به فرض در روش کمیسیونی ، فروش غرفه ها در ثبت فاکتور فروش با تفکیک درآمد و کمیسیون فروشگاه وحسابهای پرداختنی تامین کننده ثبت گردیده و از ثبت فروش غیر واقعی جلوگیری می گردد. بدیهی است که در این روش مدیریت حسابداری بر قسمت تامین، بصورت لحظه ای و با حفظ کنترل های داخلی اعمال می شود.

دومین مثال برای best practice (فرآیندهای به-روش)  مربوط به استفاده از اعتبار اعطایی به مشتری در صندوق فروش است. در راهکار 360 درجه ارقام نگار با یکپارچگی باشگاه مشتریان کنترل به لحظه و بدون خطا بر روی اعتبار مشتریان وجود داشته و از سوء استفاده های احتمالی جلوگیری می شود و از سویی اسناد حسابداری مرتبط با آن نیز بصورت اتومات اعمال می گردد.

 

روش اجرایی پروژه فروشگاه بزرگ کوثر قم 

در پیاده سازی پروژه کوثر از  5 فاز پیش بینی شده در سیستم هایERP  که شامل فاز آماده سازی یا Prepare ، فاز کاوشگری یا Explore ، فاز محقق سازی یاRealize، فاز استقرار یا Deploy و بالاخره راه اندازی زنده یا (Run) و پس از آن پشتیبانی از سیستم یا Support آن است استفاده گردید. در این پروژه تمامی عملیات استقرار و انتقال دیتا بدون ایجاد وقفه ای در فروش انجام گردید و رضایت کامل مجموعه را در‌بر داشت و به زعم ایشان کار 6 ماهه ظرف مدت 6 روز انجام گردید.

 

هرچند اجرای تمامی این محورها در موفقیت پروژه یک ضرورت است، اما نقش "مدیریت تغییر" در این میان نقشی کلیدی است و از این رو در این مقال بیشتر در مورد این موضوع به بحث می پردازیم.

 

"مدیریت تغییر"

ادامه حیات بنگاه ها و سازمان ها در دنیای امروز در گرو رصد و درک تغییرات بازار و تطبیق راهبردها و فرایندهای کسب و کار با این تغییرات است. همزمان با این تغییرات، سازمان ها نیز لازم است الزامات تغییرات و شرایط جدید را بر کارکنان خود در چارچوب ارزش ها، فرهنگ سازمانی، پیشینه کارکرد و ظرفیت آنها مورد بررسی قرار داده و آمادگی لازم را در آنها برای پذیرش و اجرای این تغییرات بوجود آورند. چرا که در نهایت این کارکنان سازمان ها هستند که با اجرای این تغییرات فعالیت های روزانه جدیدی انجام خواهند داد و درعمل با سیستم های جدیدی سر و کار پیدا خواهند کرد. از جمله بزرگترین تغییراتی که یک بنگاه می تواند در چرخه فعالیتی خود تجربه کند، پیاده سازی سیستم ERP در بنگاه است .یک سیستم ERP بر تمامی عملیات یک بنگاه اثر گذاشته و غالبا با بیشتر گروه ها و نهادهای بیرون و درون آن نیز در ارتباط خواهد بود. به همین دلایل ضرورت دارد که رهبر هر سازمان مقوله های برقراری ارتباط سازمانی، مسائل سیاسی‌کاری، مقاومت های احتمالی، انجام کارتیمی و موضوعات رهبری را که بی توجهی به آنها می تواند موانع بزرگی در مسیر تغییر سازمان و موفقیت هر پروژه مهمی را  بوجود آورد، مورد توجه خاص قرار داده و با مدیریت تغییر از نابسامانی آن جلوگیری کند. در یک کلام مدیریت تغییر، مدیریت افراد و کارکنان یک سازمان در یک محیط در حال تغییر است بگونه ای که آن موانع از سر راه پروژه برداشته شده و تغییرات ایجاد شده در بنگاه با موفقیت پیاده و منتج به نتایج مطلوب گردد.

 

"برنامه های آینده"

 

  • پیاده سازی و طراحی فروشگاه اینترنتی یکپارچه با سیستم
  • پیاده سازی سیستم یکپارچه پرسنلی ارقام نگار
  • طراحی پورتال مشتریان و سهامداران با امکانات ویژه سیستم رای گیری مجمع عمومی تعاونی
  • برگزاری جلسه ماهانه کیفیت سنجی استقرار، پشتیبانی و کاربری 

 

 

 

تازه‌ها و خبرها

تماس با ما

آدرس: تهران، خیابان کبیری طامه (شاهین شمالی)، 20 متری گلستان شرقی، کوچه مشعوف، کوچه سوم، پلاک 9، ساختمان ارقام نگار

تلفن:  45831 (021)

44895670 (021)

ایمیل: contact@arghamnegargroup.ir